こんにちは、左右公認会計士事務所のSです。

今回は前回に引き続き、業務のデジタル化事例として、Google workspaceと、私個人の業務での利用事例をご紹介します。後半は、カレンダー、ToDoリスト、KEEPの利用例と、その他に提供されているサービスについても少しご紹介します。

カレンダーは、自分の予定管理は当然のこと、他のユーザーをゲストとして登録し、予定を表示することができます。私も社員全員を色分けして登録していますが、出社や外出の予定などが視覚的に把握できて見やすいです。（ゲスト登録した人が、マメにカレンダーを入力していることが前提ではありますが…。）同様に、自分の予定を周囲に知ってもらう事ができるので、今日やることや業務の詰まり具合もわかりやすく、うまく使いこなせば分担や引継ぎもスムーズにできるのではないかと思います。

ToDoリストやKEEP（メモ機能）も使いやすい機能です。ToDoリストは、特に忙しい時の業務の整理に使っています。急ぎのタスクからいずれ着手するつもりのタスクまで、大小問わずどんどん書き込んでいくようにすれば、繁忙期にありがちな「うっかり忘れ」を防ぐこともできますし、忙しい中時ほど一度書き出して優先度順に並べ替えるというひと手間を挟むことで、手あたり次第やるよりも効率よく業務を回すことができている気がします。また、終了していないタスクがリストに残っているとなんとなく気になってしまうので、やる気が出ずに後回しにしていた仕事に対して、取り掛かるきっかけになったりします。

KEEPは通常のメモのほか、チェックリスト形式にすることもできるので、メモをよく取る人はこちらをToDoリストとして使うことも可能です。私の場合、短期的なメモはアナログでふせんに走り書きをすることが多いですが、後々の業務や長期的に考えるタスクに使えそうなアイデア等、長めに残しておきたいメモはここに残しています。

他にも、ドライブ（クラウドストレージ）やMeet（ビデオ通話）やJamboard（オンライン上のホワイトボード）等のサービスもあります。当事務所では、ビデオ通話はZoom、クラウドストレージはDropBoxを導入しているため使っていませんが、ドライブもMeetも、問題なく使えるサービスですし、実際に導入している企業もたくさんあります。

Jamboardは、ホワイトボードに複数人で付箋を貼ったり、画像を共有したりと、ブレインストーミングを行うのに適したツールです。私は業務内容的にあまり活躍の機会が無いので利用はしていませんが、チームで意見を出し合うようなクリエイティブな会議や、教育・研修等には相性の良いツールではないかと思います。また、ドライブのファイル共有機能や、Meetでのグループ通話と組み合わせると、こうした会議や研修をオンライン上で完結させることもできます。

社内DXを進めるにあたり、まずは業務のデジタル化を進めることが最初の一歩となるわけですが、業務内容の「全て」を「現在のまま」デジタル化させることを目指してしまうと、専用システムの導入が必要となるなど、コストもかかるため非現実的です。さらに、急に改革を進めすぎてしまう事で、実務でのギャップが大きくなり、かえって業務の負担を大きくしてしまう可能性もあります。そのため、まずは業務フローを分解し、置き換えやすい所からデジタル化していくのが良いと考えます。今回ご紹介したGoogle Workspaceは、Googleアカウントを取得すれば、基本的な機能は無料ユーザーでも利用することができ、有料版になると事業向けに各種機能がグレードアップされる、という形になっています。まずは一つのアプリケーションからでも、気軽に試用してみるのはいかがでしょうか。