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社内DX 事例紹介<Google workspace①>

こんにちは、左右公認会計士事務所のSです。

今回は社内DXにむけた業務のデジタル化事例として、Google workspaceと、私個人の業務での利用事例をご紹介します。

Google workspaceは、Googleの提供する複数のWebアプリケーションがセットになったサービスです。メールを中心に、カレンダー、チャット(個人対個人の会話ツール)、スペース(グループ会話ツール)、クラウドストレージ、ビデオ通話、ToDoリスト、メモ機能などが含まれており、それぞれを連動させることが可能です。とはいえ、全てを使いこなす必要はなく、必要なアプリだけを選んで使うこともできます。また、Google workspaceはWebサービスのため、インターネットに接続できる環境があれば、自宅や外出先でも使用できる点もポイントです。また、いずれのアプリも、G-mailの画面から起動までのアクセスがよく、並べて使う事ができるアプリが多い所も魅力です。

当事務所でも、有料版のGoogle workspaceを導入しており、私は主にメール、チャット、スペース、カレンダー、ToDoリスト、KEEP等を活用しています。今回は前半として、メール、チャット、スペースの連絡ツールの利用例をご紹介します。

連絡手段においては、メールは基本的に社外取引先との連絡用、チャットとスペースは社内の伝達事項用と、住み分けがされています。

まずメールにおいては、連絡手段として既に一般的なものなので、今更特筆することはありませんが、私の使い方でひとつ紹介するとしたら、フィルタ機能を使って得意先ごとに自動的に振り分けられるよう設定しています。

全てのメールが受信ボックスに詰め込まれている状態だと判別がしにくいなと思うので、先方のメールアドレスの独自ドメイン部分(@以降の部分)などを条件にしたフィルタを作り、対応したラベルをつけ、受信ボックスをスキップするようにしています。受信ボックスをスキップしても、ラベル内の未読メールの数はちゃんと表示されるので、未読メールを見落とす心配はありません。

Spaces例
スペースの例。
内容ごとでスレッドを分けている。

スペースでは「電話対応」「連絡事項」など、あらかじめタイトルのついたスレッドが立てられているので、通知が来た段階で連絡内容をおおまかに把握することができます。他の業務中に連絡があった場合など、手を止めてすぐに確認した方が良いのか、後回しでも良いのか、通知を見て判断できるのは便利です。

Spaces タスク
Spaceで他者からタスクが振り分けられると
自分のToDoリストに反映される。

また、スペースを通じて他の人にタスクを振り分ける事もできます。私はタスクを割り当てられる側になることがほとんどですが、例えばチームで仕事をする場合などは、相互にタスクの依頼ができ完了状況も見られるので、より活用の機会は増えるのではないでしょうか。

チャットは個人対個人の連絡ツールです。業務の報告等でも使いますが、ちょっとした質問や報告など、わざわざ電話するほどでもない連絡があるときに特に重宝しています。個人的に、リモートワークと出社時とで一番ギャップを感じるのが、こうした「ちょっとしたコミュニケーション」の有無だと思っています。小さな疑問や連携不足が積み重なると、後々の業務に大きく影響してくる場合もありますが、チャットは電話やメールに比べ、顔の見えない相手に話しかけるという点における心理的ハードルがぐっと下がるので、早めの質問や情報共有ができるのは助かっています。また、スペース機能にも言えますが、過去の会話の履歴が残るため、業務内容のメモ代わりになる場合もあり、そういった点でも便利だと感じます。

次回は、カレンダー、ToDoリスト、KEEPの利用例と、その他に提供されているサービスについても少しご紹介します。

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