こんにちは、左右公認会計士事務所のSです。

個人的・クラウド会計ソフトレビューの第4回です。今回は、クラウド会計ソフトの中でも地味ながら重要な機能である「証憑管理機能」についてです。
ここでいう証憑とは、領収書・請求書・レシート・契約書など、記帳する際の情報源となる資料の事を指します。クラウド会計ソフトには、仕訳の画面に直接証憑を添付して閲覧できるほか、それらのデータを保存し、管理するための機能があるものが多いです。これらの管理機能はほとんどの場合、電子帳簿保存法にも対応しています。
仕訳に係る証憑をすべて添付することができれば、理論上、会計監査や税務調査の際に、制限のあるIDとパスワードを渡して内容を確認してもらえばいいということになりますので、紙の書類を準備する必要がなくなります。監査法人の監査などは、できるだけ会社に来なくても監査ができるように、それに近い形を求められます。税務調査でも、大手外資系企業などはSAP等のもう少ししっかりとしたERPソフトを利用して、基本的にはパソコンだけを渡すような形で対応しているケースもあるようです。世界中に拠点がある会社はすべてERPソフトの中で内容が確認できると会社としても管理しやすいので、その副産物かもしれません。大手企業がやっていることを中小企業もできるようになったという側面もあると思います。（とはいえ残念ながら、リソースの制約もあり、そこまで理想的な形にはならないのは事実ではありますが…）
今回もfreeeとマネーフォワードそれぞれで、どのような機能や特徴があるのか、私の感想も交えつつご紹介します。

＜freee＞

freeeでは、freee経費精算を利用た証憑も全てfreee会計内の「ファイルボックス」に集約されます。証憑は仕訳や取引の一つ一つに直接添付することができ、一体で管理される設計になっているので、見直すときにもすぐに証憑にアクセスができます。複数の証憑データを一括でアップロードできるほか、複数ページあるPDFをページごとに分割したり、複数枚のレシートが映っている画像から、それぞれを切り出したり、といった便利機能も搭載されています。

また、OCRによる自動読み込み機能もあり、アップロードした証憑から日付・金額・インボイス番号といった項目を自動で読み取ってくれます。画像の解像度や内容によって、精度に多少バラつきはあるものの、チェーンの小売店や飲食店が発行するレシートや、一般的な形の請求書、領収書であれば、概ね読み込まれる印象です。私がfreeeで作業する際は、仕訳登録をしながら同時に証憑データを付けていく、というスタイルが通常ですが、証憑のアップロードだけを先に済ませ、OCRで読み込まれた情報をもとに仕訳を作成して登録する、という運用も可能です。さらに、先に登録した仕訳に対して「この証憑では？」と紐づけチェックをしてくれる機能もあります。そもそものOCR読み込みの精度にも依存しますし、読み込まれた完全に一致する仕訳があった場合にのみはたらく機能のため、条件は多少限られてはきますが、例えばクレジットカードを連携して、自動で経理から先に取引登録だけをしておき、証憑は後から紐づけ機能でくっつける、というような方法は使えそうな機能だと思います。条件は多少限定的される部分はあるものの、「証憑→仕訳」も「仕訳→証憑」もどちらも対応できるのはfreeeの強みといえそうです。

一方で、証憑の添付操作がやや煩雑なのが気になるポイントです。例えば「自動で経理」等の取引登録画面から証憑を添付する際は、未登録の証憑だけを分けて表示してくれるのは良いものの、1件ずつ「添付」のボタンを押す必要があり、複数選択ができません。しかも添付のたびにページ更新が入るため、大量の証憑を添付しようと思うと待ち時間のストレスがあります。

振替伝票から証憑を添付する場合は、複数選択での添付も可能で、都度ページ更新が入ることも無いのですが、こちらは逆に未登録の証憑だけを分けて表示する機能がないので、付けるべき証憑が埋もれてしまい「どれだっけ…」と迷ってしまう事が多いです。またいずれにしても、①証憑をアップロード→②添付する証憑を選択、という2ステップが必要なのが少し面倒に感じてしまいます。証憑管理機能そのものは充実している印象なので、こういったところに若干の“かゆいところに手が届かない感”があるのが惜しく、今後改善されるといいなと思っています。

＜マネーフォワード＞

マネーフォワードも、仕訳に直接証憑を添付でき、見返すときも仕訳画面からすぐにアクセスできるという点はfreeeと同じです。freeeでは作業の煩雑さを課題点としてあげていましたが、その点マネーフォワードは処理が短く早いので楽です。仕訳画面から「添付ファイル」の画面を開き、そこに添付したい証憑をアップロードすると、クラウドBOXへの保存と仕訳への添付を一気にやってくれます。もちろん複数証憑を一気に添付することもできます。まずアップロードして、証憑を選択して、保存して…という手順が無いので、作業のスピード感としてはとても優秀だと思います。

ただし、freeeとはまた違った点で「ここがもっと改善されれば…」と思う部分もあります。マネーフォワードでは、会計ソフトとは別に「クラウドBOX」という証憑管理専用のサービスが提供されています。しかし、私がこれまで運用してきた中で見た限りでは、全ての証憑の保存先クラウドBOXに集約される、というわけではないようです。実は、クラウドBOXのほかに、マネーフォワード会計の中に「ストレージ」というファイル保存場所が存在します。マネーフォワードクラウド経費も併用しているケースの話にはなりますが、経費から会計へ仕訳が連携された場合、経費証憑はストレージへ保存されます。しかし、会計で手動で仕訳に証憑を添付した場合はクラウドBOXに保存されるため、保存先が2つにわかれてしまいます。この二重構造については、私が調べた限りだと住み分けも不明確です。ストレージは、試算表などの帳票をPDF等で出力する際の保存場所にもなっているので、本来はストレージをそれらの一時ファイル専用とし、経費も含めた証憑類は全てクラウドBOX、という形で分けられるとすっきりするのと思うのですが、なかなかそうはいかないようです。

また、クラウドBOXにもOCRによる読み込み機能はあるのですが、「授受区分」と「書類種別」を適合する内容に設定し、直接クラウドBOXにアップロードする、という手順を踏んだ場合にのみ有効です。会計の仕訳画面から添付した証憑や、上記の設定をせずにアップロードされた証憑には、OCRは働きません。さらに、OCRで読み込んだ情報を元に会計へ仕訳登録する場合、月6件を超えると従量課金が発生する仕様です。コストと手間を天秤にかけると、クラウドBOXでOCR機能を活用することはあまりないように思います。

そのため、現時点の機能で考えると、クラウドBOXは「仕訳に添付された証憑だけが溜まっている場所」と割り切り、「仕訳→証憑」の一方向だけに限って使う方がシンプルで良いように思います。今後、ストレージとの統合や住み分け、各機能との連携の強化などに期待をしたいところです。

いかがでしたでしょうか。証憑管理機能においては、個人的には現状freeeのほうが数歩先を行っている印象です。証憑管理や仕訳に紐づけるための機能はなかなか充実しており、定期的にアップデートもされているように思うので、今後もう少し操作性が改善されればより使いやすくなると思います。マネーフォワードは、操作性では有利にありますが、比較してしまうとやはり、機能性の面で少し物足りなさを感じる部分があります。
とはいえ実務で重視すべきは、証憑のありかががきちんと分かること、必要な時に探したり見返したりしやすいように管理されていること、またそのうえで日々の業務の中で運用できる仕組みであることがポイントだと思います。充実した機能を活用しサポートしてもらえる方がいいのか、シンプルに管理できる方がいいのかで、選択肢は変わってくるのだろうと思います。

当事務所では、こうしたクラウド会計ソフトの運用について、実務に寄り添ったサポートをご提供しています。証憑管理に不安がある方も、まずはお気軽にご相談ください。