こんにちは、左右公認会計士事務所のSです。

今回は、クラウド型の労務管理ソフト「freee人事労務」について、主な機能とそれらの実際の使用感を含めてご紹介したいと思います。freee人事労務は、給与・賞与計算はもちろん、入退社手続き、勤怠管理、年末調整、社会保険関連の処理までを一つのソフト内で完結させることができます。

クラウド型労務管理ソフトのメリット

これまでも、会計ソフトを中心にバックオフィス用のクラウド型ソフトのご紹介をしていますが、労務管理の領域においても、freee人事労務に限らず便利なクラウド型ソフトがリリースされています。
インストール型のソフトと異なる点として、労務の担当者はもちろん、従業員用本人用のページが用意されていることが多く、本人が給与明細を本人用のページから取得したり、情報についても、本人と担当者双方で入力・確認ができるというのが大きな特徴です。これまでは、労務担当者が従業員に給与明細を紙ベースで渡していたり、労務担当者が従業員から情報を回収し、それらをソフトに転記・入力したり、という作業が発生していたところ、本人が直接専用ページにアクセスすることで、給与明細・源泉徴収票の配布、情報回収とソフトへの入力までを一度に行うことができます。
また、freee会計との直接連携機能があるため、freee人事労務のデータをfreee会計に取り込むことができるのも、メリットになります。

従業員登録

どの給与計算、労務管理アプリでもそうですが、まずは従業員の登録が最初のステップになります。freee人事労務では先述のとおり、従業員本人をfreeeに招待することで、情報入力の一部を従業員本人に依頼し、本人情報、家族情報、給与振込先口座、前職情報等を直接入力してもらうことができます。そこに加えて労務担当者が、雇用契約の内容や給与形態、社会保険の情報等、会社側で把握している情報を入力することで、基本登録が完了します。当然ながら、本人の情報は本人が一番詳しいはずですので、情報入力の分担ができるのは良い所だと思います。

給与・賞与計算

給与・賞与の計算は、従業員情報に登録されている内容（雇用形態、給与体系、支給・控除項目など）や、勤怠管理を併用している場合は、従業員が日々の勤怠を入力しておくことで、そのデータをもとに給与や残業代の計算が行われます。そのため、給与計算のメインとしては、これらの基礎データが想定通り入力されているかどうかのチェックが大部分になると思います。給与計算自体の作業はかなり簡単で、給与計算を行う月を選択し「計算開始」のボタンをクリックするだけです。計算が完了すると、自動的に支給額・控除額を計算してくれます。内容を確認し、問題なければ確定をして完了です。多くの場合、従業員もfreeeに招待されていると思いますので、給与明細はWeb上での公開になるかと思います（もちろん、PDFで出力することもできます）。公開日時は指定することが可能で、従業員へメール等で通知する機能も備えています。
また、freee会計と連携については、freee人事労務で給与計算を確定させた後、「会計連携」のボタンを一つクリックするだけで、給与仕訳が作成・登録されます。もし、計算結果を後から修正した場合でも、同じボタンで再連携させるだけで仕訳に反映してくれるので、freee人事労務とfreee会計を併用されている顧問先の記帳代行を行う際には、私もかなり重宝しています。

年末調整

年末調整業務についても、freee人事労務はクラウド型ならではの効率化が図られています。
従業員への資料回収はすべてWebで行うことができ、入力画面はアンケート形式で用意されています。年末調整と言えば、各種申告書等の書類を従業員自身に記入してもらい、それに基づいて経理担当者等が処理を行うのが従来の方法かと思います。しかし従業員の視点で考えると、年に一度、細かい文字が書かれた複雑な書類の中から、自身に関係のある欄を見つけ、正しく記載し…という作業が必要になりますし、そうなると当然記載漏れ等のミスも頻発するため、経理担当者側としても周知や取りまとめには苦労するのではないでしょうか。
その点、freee人事労務の年末調整の機能を利用すれば、従業員は表示される質問に対して回答を入力していくだけですし、回答内容に応じて、必要のない質問は自動的にスキップされます（例えば、住宅を購入していないと回答すれば、住宅ローン控除関係の入力はスキップされる、等）。従業員の年間給与額や、給与から差し引かれた社会保険料額も、freee上で行われた給与計算結果から自動的に反映されるため、わざわざ過去の給与明細等に遡って本人が計算したりする必要はなく、金額が合っているかをチェックするだけでOK、となります。記載漏れ・記入ミスも紙の申告書と比較すると起こりにくいため、差し戻し等も減少する傾向です。申告書作成の負担を大きく減らせるうえ、記載内容の正確性も高まるため、従業員にとっても経理担当者にとっても、メリットは大きいのではないかという印象です。源泉徴収票の配布も、従業員マイページからPDFでダウンロードできる形式で行えるため、紙で配布する手間もかかりません。

その他の関連業務もまとめて対応

freee人事労務では、給与計算や年末調整に加えて、住民税や源泉所得税の納付、社会保険の書類作成にも対応しています。これらももちろん、毎月の給与データから自動的に金額が反映される仕組みになっているため、必要な帳票をスムーズに作成することが可能です。
また、定時決定や月額変更届といった社会保険の手続きに関しても、期限が近づくとアラートが表示される仕組みが用意されており、手続きの漏れを防ぐ助けになります。特に、複数の従業員を抱える事業者や、毎月の業務に追われがちなバックオフィスでは、こうした通知機能があることで心理的な負担も軽減されるように思います。

freee人事労務は、給与計算だけでなく、年末調整や社会保険手続き、税金の納付など、日常的に発生する労務関連の業務を一通りカバーできるクラウドアプリです。手続きの自動化や、従業員とのやり取りをWebで完結できる点など、紙やExcelを使った従来のやり方に比べて、実務の負担を確実に減らせる仕組みになっています。

当事務所では、freeeをはじめとするクラウド型システムの導入や運用支援も行っております。ご興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。